Jika Anda kadang-kadang frustrasi tentang betapa sedikitnya pencapaian selama hari kerja Anda, maka Anda tidak sendirian. Penelitian menunjukkan bahwa hanya 26% orang yang sering meninggalkan kantor setelah menyelesaikan tugas yang harus mereka lakukan. Hal ini sangat biasa terjadi untuk merasa seolah-olah Anda sedang sibuk tetapi belum melakukan sesuatu yang penting. Tentu saja hidup bukan tentang menjadi robot produktivitas di mana setiap detik harus selalu dioptimalkan. Tapi kebanyakan dari kita ingin merasa terorganisir dengan baik dan efisien dalam mengejar tujuan-tujuan utama dan menyelesaikan masalah-masalah yang sedang dihadapi.

Photo by Andreas Klassen on Unsplash

Langkah pertama yang baik adalah memahami kesalahan mental yang biasanya membuat kita tidak fokus dan menyelesaikan pekerjaan prioritas. Berikut ini lima kesalahan mental yang membunuh produktifitas Anda.

1. Anda melebih-lebihkan seberapa banyak waktu fokus yang Anda miliki dalam hari-hari biasa

Proyek-proyek kreatif jangka panjang, pemikiran strategis, dan pengembangan keterampilan menaruh perhatian besar yang terkonsentrasi. Sangat mudah untuk berpikir secara optimis bahwa Anda punya waktu seharian atau bahkan beberapa jam untuk tugas itu kemudian merencanakan prioritas berdasarkan pada asumsi yang telah diperkirakan. Tapi banyak dari kita justru merasa bahwa rapat, email, agenda kegiatan, panggilan telepon, justru menyita banyak waktu kita di kantor. Data yang dikumpulkan dari aplikasi pelacakan waktu, RescueTime, menunjukkan bahwa orang memiliki waktu tanpa gangguan selama satu jam dan 12 menit dalam sehari. Jika Anda mengakui waktu terbatas yang Anda miliki untuk pekerjaan terfokus, maka Anda dengan tegas harus memilih prioritas utama yang benar-benar harus dikerjakan dan diselesaikan. Ketika Anda memiliki waktu sekitar 60 hingga 90 menit, cobalah untuk fokus pada tujuan yang lebih besar. Ingat juga bahwa bahkan proyek-proyek kompleks dan penting itu biasanya memiliki beberapa tugas admin yang terkait dengannya yang tidak memerlukan fokus atau kreativitas yang banyak. Sebagai solusi untuk memiliki waktu yang terbatas untuk pekerjaan yang lebih berat, coba identifikasi apa saja yang harus dilakukan dan selipkan ke dalam waktu luang 15 menit yang Anda miliki.

2. Anda mengabaikan metode berkelanjutan yang terbukti terlalu membosankan atau terlalu sederhana

Jika Anda sering mendengarkan kata-kata motivasi tentang produktifitas, Anda mungkin akrab dengan banyak konsep inti dari psikologi perilaku-kognitif. Misalnya, jika Anda membulatkan niat dan mencoba mengimplementasikannya, maka Anda akan menindaklanjutinya. Ini melibatkan perencanaan kapan dan di mana Anda akan melakukan tugas dan bagaimana Anda akan mengatasi hambatan yang akan Anda temui. Demikian juga, Anda mungkin sudah pernah membaca tentang bagaimana meminimalisir jumlah keputusan yang Anda buat dalam sehari akan mengurangi kelelahan mental dan meningkatkan kemauan Anda. Dan Anda mungkin tahu bahwa ketika Anda membuat tugas lebih mudah, misalnya dengan memastikan Anda memiliki materi yang dibutuhkan, Anda lebih mungkin untuk memulainya terlebih dahulu.

Jika Anda ingin melihat diri Anda sebagai individu yang unik, Anda mungkin menemukan bahwa solusi sederhana tidak cocok dengan beberapa karakter Anda karena Anda tidak ingin melihat diri Anda seperti orang lain. Ini jebakan yang harus dihindari. Jadi pastikan Anda menggunakan strategi yang membosankan tapi mudah dan terbukti berhasil dalam semua cara yang bisa Anda lakukan. Lebih baik menerapkan ide-ide sederhana secara kreatif daripada mencari ide-ide kompleks.

3. Anda berpikir tentang perubahan dengan cara “all-or-nothing”

Kita sering mencurigai bahwa perubahan kebiasaan tertentu akan membantu produktivitas kita tapi secara psikologis merasa ragu untuk melakukannya. Misalnya, Anda mungkin percaya bahwa tidur lebih banyak akan membantu produktivitas Anda, tapi Anda orang yang suka begadang dan saran tentang tidur lebih awal sangat sulit dilakukan. Alih-alih tekun pada apa yang Anda merasa resisten, coba cari perubahan yang Anda ingin lakukan agar tidak terasa seperti masalah besar. Mengotomatiskan lampu rumah Anda menjadi redup, menggunakan filter cahaya biru, atau menghabiskan 30 menit terakhir hari kerja Anda untuk merencanakan hari berikutnya ternyata malah bisa membantu Anda menggeser waktu yang Anda inginkan sehingga bisa tidur lebih awal. Ketika Anda berhasil melakukan perubahan kecil, maka kemampuan Anda untuk melakukan perubahan lain mungkin akan berkembang secara alami.

4. Anda lupa bagaimana melakukan tugas yang berulang tetapi jarang

Jika Anda melakukan tugas setiap hari, kemungkinan Anda memiliki proses yang efisien untuk menyelesaikannya. Jika Anda melakukannya sekali atau beberapa kali dalam setahun, maka alurnya akan sedikit berbeda. Jika Anda memiliki tugas yang mungkin bisa dilakukan beberapa kali dalam setahun dan Anda lupa untuk melakukannya lagi di masa depan, tentu ada cara lain yang lebih efisien untuk memudahkan Anda mengerjakannya secara beulang. Misalnya membuat petunjuk di komputer pribadi Anda agar memudahkan untuk memangil kembali memori lama Anda saat mengerjakan tugas tersebut. Setelah Anda menyelesaikan proses apa pun yang perlu Anda ulangi di masa depan, tulis sendiri instruksi untuk cara paling efisien untuk melakukannya dan simpan di tempat yang mudah dicari.

5. Anda meremehkan biaya dari membuang waktu

Menghabiskan sedikit waktu untuk proyek-proyek besar Anda yang penting tapi tidak meningkatkan keterampilan untuk mengoptimalkan penyelesainnya di kemudian hari tampaknya akan membuang bnyak waktu produktif Anda. Meremehkan waktu yang disia-siakan untuk melakukan pekerjaan yang kurang bermanfaat atau tidak diprioritaskan akan membawa Anda ke dalam kerugian di masa depan. Sepuluh menit yang Anda habiskan mencari kunci atau menanggapi email yang tidak membutuhkan balasan langsung tidak penting untuk diprioritaskan. Ketika Anda membuat sistem yang mampu mengurangi waktu sia-sia, maka Anda akan merasakan manfaat kejernihan mental dari melakukan hal itu sehingga jauh melebihi penghematan waktu.

Tips ini mungkin tidak akan menyelesaikan semua masalah produktivitas Anda, tapi setidaknya memberi Anda kesempatan lebih baik untuk menyelesaikan hal-hal terpenting.

Alice Boyes, PhD

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *